La pandemia por COVID-19 ha impulsado el desarrollo de softwares que facilitan la educación, el trabajo, los trámites y las compras. Dentro de este universo virtual, los softwares de firma digital no han sido la excepción.
Estos programas permiten autenticar documentos digitales y darles carácter legal, según la legislación de un estado o región. El proceso puede realizarse de forma rápida y segura con los programas diseñados para aplicar los algoritmos y operaciones matemáticas que un firmante necesita.
Es decir, al contar con esta tecnología, cualquier despacho jurídico, inmobiliaria o empresa que lo necesite puede firmar un documento de forma legal, rápida y segura. Este sistema está basado en una serie de pasos matemáticos que ayudan a autenticar la firma y posibilitan que el proceso sea seguro.
Si quieres conocer más respecto a qué es y cómo se acredita la firma digital en un negocio, puedes consultar este artículo.
La posibilidad de firmar documentos digitalmente está al alcance de unos cuantos clics si se cuenta con un software de firma digital. Por ejemplo, puedes firmar un contrato en formato PDF en minutos.
Millones de negocios alrededor del mundo están implementando este sistema para firmar documentos digitales. Lo hacen con la ayuda de un software que permite integrar fácilmente una firma digital en cualquier solución de nube mediante interfaces de programación de aplicaciones (API, por sus siglas en inglés).
Ahora bien, la firma digital mediante un software debe cumplir con 3 factores principales:
Accesibilidad: el documento debe estar disponible para cualquier consulta posterior de autoridades, auditores, emisor, etc.
Integridad: certificar que el documento digital ha permanecido inalterado y no fue modificado desde que se firmó.
Atribución: una vez firmado el documento en las condiciones correctas, el firmante no puede decir que él no lo firmó; no podrá negar o repudiar esa firma.
Al integrar diferentes aplicaciones con tu software de firma digital, podrás, por ejemplo, automatizar el almacenamiento de cada documento firmado en una carpeta de Google Drive. Esto mediante una configuración básica y sin conocimientos de programación a través de un programa denominado Zapier.
Este programa es como un “puente” entre el usuario y otras aplicaciones como Google Drive, Dropbox, Slack, Zoho, etc.
Zapier, este programa «puente», permite conectar CINCEL con miles de aplicaciones, con lo cual es posible automatizar el trabajo de cualquier equipo, área o departamento. De esta forma, se facilita el proceso de firma y la posterior distribución de un correspondiente documento entre clientes o diferentes sectores de una empresa.
Entonces, si quieres realizar una firma digital desde diferentes aplicaciones, necesitarás:
Un software de firma digital.
Una API que el software facilite.
Instalar la aplicación desde la cual quieres gestionar la firma digital.
Recuerda que una API es un conjunto de protocolos incluidos en ciertos softwares que permiten “comunicarse” con otras aplicaciones para trabajar en conjunto.
Contar con un software profesional como CINCEL es el primer paso para facilitar la firma de documentos digitales. Es un proceso estadísticamente imposible de vulnerar porque trabaja con algoritmos matemáticos e información cifrada.
CINCEL es una herramienta que cumple con estándares de seguridad y ha sido elegida por más de 75 mil usuarios. Puedes probar sus principales funciones con un plan gratuito y comenzar a firmar documentos al instante con más de 4 mil integraciones para llevar tu flujo del trabajo al siguiente nivel.
Tendrás acceso a funciones como:
Almacenar los documentos autenticados en la nube en servicios como Dropbox, Box, Google Drive, Evernote y Salesforce para acceder a ellos desde cualquier lugar.
Enviar de inmediato el documentos para firmarse.
Automatizar acciones entre diversas aplicaciones web.
Llevar seguimiento y recibir una notificación (en las aplicaciones que elijas) cuando ya esté firmado.
Ahora ya tienes un panorama general de cómo se realiza una automatización desde otra aplicación.
Las API que permiten automatizar acciones entre diferentes aplicaciones y un software de base que en este caso es el software de firma digital.
Para firmar documentos desde diferentes aplicaciones debes analizar y evaluar diferentes opciones de software para autenticar documentos digitales dentro de la legislación de un estado o región. Para guiarte, puedes visitar plataformas de búsqueda y comparación como ComparaSoftware.
En el caso de CINCEL, simplemente deberás instalar la aplicación “puente” Zapier. Esta se encargará de vincular aplicaciones en la nube, tal como Google Docs, Salesforce o Zoho, para que desde estas apps puedas trabajar sobre los documentos firmados.
Si te preguntas cómo usar una firma digital con diferentes aplicaciones, debes saber que cada Software de firma digital tiene una forma diferente de integración. En este artículo explicamos la estructura básica para comprender cómo se realiza este proceso.
Te invitamos a leer el artículo completo aquí.
