Firma digital en CRM, ¿Cómo se integra?

La firma digital ha llegado para quedarse y será cuestión de tiempo hasta que se integre en todos los campos de la sociedad. Las empresas no son ajenas a este nuevo sistema para firmar documentos digitales y por ello los software CRM están integrando la opción de firma digital.

En este artículo, conoceremos ejemplos de firma digital en CRM y cómo generar una firma digital con un CRM.

¿Qué es una firma digital?

Una firma digital es un sistema criptográfico tecnológico. Permite autenticar documentos digitales para darles carácter legal con facilidad y beneficios que una firma tradicional no posee.

En primer lugar, firmar un documento digitalmente permite acceder a este desde cualquier lugar y en cualquier momento. Puede ser consultado por autoridades, auditores, clientes, etc. En segundo lugar, permite asegurar que ese documento digital no ha sido alterado y permanece igual desde el momento en que se ejecutó la firma digital.

Por último, al proceder con la firma digital a través de un mecanismo seguro, el firmante ya no puede decir que no lo firmó. No podrá negar o repudiar esa firma.

La firma digital es un sistema seguro, ya que está basado en operaciones matemáticas y algoritmos que la hacen prácticamente imposible de imitar o vulnerar.

Esta seguridad está garantizada por un software de firma digital que asegura el cumplimiento de la firma con los estándares de seguridad requeridos para cada región. La suite de CINCEL es una de las soluciones más destacadas en este aspecto, pues brinda seguridad y trazabilidad al proceso de firma.

¿Qué es un CRM y cómo se vincula con una firma digital?

Un CRM Customer Relationship Management (en español, Gestión de las Relaciones con Clientes) es un software pensado para que las empresas gestionen, administren y trabajen su relación con los clientes de forma ordenada, rápida y automatizada.

Un CRM es un asistente virtual para que la gestión de clientes sea efectiva. Con un programa profesional de este tipo, es posible:

• Recopilar y centralizar todos los datos de tus clientes.
• Comunicarte con ellos desde diferentes canales: llamadas, redes sociales, email, etc.
• Registrar automáticamente la información que un cliente envía.
• Programar y automatizar envíos de campañas o publicidad.
• Monitorear el resultado y realizar informes sobre la efectividad y el proceso de cada cliente con datos sobre su historial en el embudo de ventas.

Pero esto no es todo lo que un CRM puede ofrecer en una empresa. Con el advenimiento de la firma digital, programas ya la han incluido. 

Sin embargo, este proceso necesita de un software de firma digital para cumplir con estándares de seguridad. Al contratar una herramienta de este tipo, el próximo paso es conocer cómo integrarlo con un CRM.

Para ello, es necesario contactarse con el software. Generalmente, se hace con una API, las cuales son interfaces de programación de aplicaciones (en inglés, application programming interface). 

El software puede conectarse a su vez mediante un servicio de “Firma embebida”. Esto implica una interfaz interactiva que permite incrustar el canvas de la firma (rectángulo donde el firmante captura su firma).

¿Cómo generar una firma digital con un CRM?

En la práctica, es muy útil que el CRM cuente con la posibilidad de firmar documentos digitalmente. Dentro de los ejemplos de firma digital en CRM, puede darse la situación en la que se requiera la aprobación de un presupuesto de servicio para un cliente.

Imaginemos que ha ingresado el presupuesto al sistema CRM y el agente de ventas necesita la firma del cliente para comenzar el proceso. Sin embargo, el firmante no puede ir hasta la oficina para hacerlo personalmente.

En estas situaciones la firma digital en el CRM es muy funcional. Con esta herramienta es posible que el cliente firme el documento para dejarlo adjunto dentro del sistema CRM e iniciar el proceso casi automáticamente luego de la firma.

Para este tipo de  ejemplos de firma digital en CRM, cada software tiene un procedimiento diferente. Generalmente, cuenta con un espacio dentro de los documentos que puedes enviar a tus clientes. En este espacio aparece el módulo de “Firma embebida”.

El proceso mediante el cual se envía un archivo para ser firmado puede repetirse dentro de la misma empresa. Si por ejemplo necesitamos la firma del gerente de compras para autorizar el pago de insumos, es posible enviar el documento a la persona solicitando su firma.

Es decir, las acciones pueden aplicarse a todos los contactos que se ingresen en el CRM, ya sea personal de la empresa, un proveedor, un lead (oportunidad de venta), etc.

Conclusiones

Para poder incluir fácilmente la firma digital en los procesos internos, es necesario contar con un módulo que debe integrarse. Por un lado, el software de firma digital ofrece la posibilidad de autenticar fácilmente la firma dentro de un marco confiable y con los algoritmos de seguridad necesarios.

Por otra parte, puede integrarse con un sistema CRM para poder aplicar una dinámica rápida en la firma de documentos de clientes, proveedores y cualquier otro contacto indexado dentro del sistema CRM.

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